某华北地区农商行项管系统的革新之旅
原创作者：张棚粟
在银行业数字化转型持续深化的大背景下，市场对银行科技部门的精细化管理提出了更高的要求。此前，该行的科技内部管理系统整体呈现出零散式、碎片化的特征，很多管理领域仍为手工线下的方式，已难以适应数字化时代该行的科技开发、运维、质量管理要求，也难以满足日益深化的科技风险监管要求。加之原有系统建于十多年前、偏于老旧，无法再进行升级改造，因此，该行亟需引入一套新的科技项目管理系统，作为搭建科技管理平台、提升科技管理能力的底座和支撑。
2023年末，该行引入知微作为新项目管理系统，经过半年的建设与推广，目前，该行已基于知微落地了一套适合当前的稳态、敏态、混合等多态项目管理模式，建成了以条目化需求为核心的需求可视化管理体系，将科技预算管理线上化，同时实现了基于预算、项目、需求全生命周期管理的监控预警与效能度量体系，覆盖业务与科技用户近千人。
项目管理全流程、线上化、规范化
过去的痛点
缺少对项目进行全流程统一管理的系统，项目信息散落各处，导致项目管理缺少全貌视角，难以对项目的流程衔接、资源调配、交付物、计划调配等进行统一管理。
项目评审不够精细化，评审发现的问题难以线上化跟踪，加之缺少线上统一的项目质量管理模块，影响项目交付质量。
项目管理缺少预警提醒与问题风险管理模块，项目计划偏离与问题风险跟进高度依赖线下口头转达，项目计划执行、问题风险解决情况难以跟踪。
Agilean从项目流程治理入手，与行方项目团队一同梳理行内项目管理流程，将包括原本线下管理的项目商务、合同、设计等模块在内的项目全流程在知微上实现了统一线上化管理，内嵌里程碑、交付物、资源预算等多个子模块，落地了一套完整的流程化、规范化项目管理准则。实现了在一个系统上看项目全貌信息，并为行领导、PMO、项目经理等多个角色提供了多个维度的项目信息、项目进度、项目统计分析能力。
图1：项目大屏
同时，知微补全了原本缺失的项目评审、项目任务、问题风险与项目质量线上化管理模块，基于知微看板与自动化规则引擎，将项目评审管理的计划、执行、跟踪、关闭线上化，建立项目问题风险、质量检查等流程与项目的联动，实现了项目问题风险与质量问题识别、分析、跟踪、关闭全程线上化可跟踪、可留痕、可追溯。
基于知微灵活的度量统计分析能力，我们还为该行定制了全面多视角的项目管理大屏，提供了丰富的项目报表，展现项目每周/每月执行情况。
以需求条目化为核心的统一需求管理体系
过去的痛点
原有研发需求管理模式以软需为核心，虽然通过软需明确了系统间的协作关系，却存在需求价值识别不清、各研发团队交付口径不一致、经常返工等问题，也难以精细管理跨多个研发团队、多个上线版本的大需求的问题。
此外，此前多个需求管理关联系统间流程耦合严重，需求审批流与协作流混在一起，导致研发团队需求任务经常出现拥堵，需求流程中存在大量等待与浪费。
为解决上述问题，我们与客户确定了两个需求管理优化的核心思路：
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以条目化需求为核心，聚焦需求的业务价值，建立统一的需求分层管理体系。
需求价值流与审批流解耦，价值流为主干流程，在价值流中嵌入必要的审批流
建立统一的需求分层管理体系，需要统一术语与协作单元，同时兼顾管理成本，综合考虑该行现状，我们设计了“业务需求-需求条目-系统任务”的3层需体系。
图2：需求体系
在该需求体系中，业务需求始终聚焦业务价值体现，需求条目则是注重价值流动与价值交付、细化到一次发布完整上线、规模相对均匀的需求。借助知微精益电子看板与价值流引擎，将需求价值流动全过程、以及需求价值优选、受理、分解、排期等活动进行线上化可视化管理。其好处是，既可以帮助研发团队进行跨团队、跨系统协同，相对准确的评估需求规模；也可以提供业务视角的需求看板，让业务可以随时直观的看到需求进展，解决需求流程黑箱问题。
接下来，我们对需求流程进行了再造，设计了意向、优选、受理、评审、排期、开发、测试、上线等在内的需求价值流，确保需求价值流作为主干流程的端到端完整性，同时借助知微看板实现需求价值流动全流程可视化，在看板上明确每个阶段的干系人、活动、准入准出要求，展现全过程，并及时暴露瓶颈和问题。
其次，我们从原需求流程中拆解出业务审批、造价审批两个审批流，将其优化为纯粹审批性质的流程，以支撑需求审批的高效进行。同时，将这两个审批流嵌入价值流主干中，两种流程互补互促，审批工作流继续发挥流程控制的作用，在必要环节确保团队按照既定标准与规范开展工作，确保每个任务都按照定义的顺序完成。同时，工作流可以借助价值流透明任务进展，让价值流发挥更大作用。二者融合，兼顾速度与质量，可以帮助组织实现快速而高质量的价值交付。
预算-成本管理精细化
过去的痛点
过去科技预算为纯线下管理，不同阶段、不同项目的预算信息，分散在不同人员的表格里，缺少统一管理。每次汇总今年预算每个项目花了多少、还剩多少、不同类项目预算执行占比、哪些项目还有多少预算等基础数据，都需要反复人工统计，造成了极大的资源浪费。
由于需求估算、供应商资源、工时结算等模块也依赖线下手工管理，对于“预算花在哪”这个问题也往往不够精细化，过往的数据也难以帮助科技部门进行资源供求分析，无法有效支撑决策。
我们从预算规划与执行、供应商人力资源管理、工时管理3方面出发，协助客户解决预算管理中遇到的问题。首先，我们在知微上建立了全方位的科技人力资源信息与供应商台账，人员技能、单价、参与项目、服务周期等信息用一张表单全盘展现。
其次，知微为该行提供了完整的工时管理模块，建立人员报工、工时审批、工时汇总分析的闭环，提供高度可配置的工时管理策略能力以及丰富的工时报表。
作为银行科技预算管理的重要一环，工时数据的有效利用，可以帮助银行解决计费、资本化、系统分析、自主可控、外包管理等5个问题：
图3：工时数据的支撑点
借由知微提供的工时管理能力，我们帮助该行解决了人力成本预算、实际工时跟踪和人工成本核算的问题，帮助该行了解人力投入效率和成本以有序进行人力资源调拨，提供计划与预测依据支撑资源使用和资源缺口计算、供需分析。
最后则是科技预算年度计划与预算执行模块的落地。我们为预算管理人员建立了科技预算总台账，并通过知微自定义配置关联能力，将预算与项目、需求、人员、工时等模块进行自动关联。人员产生的工时，会在审批后折算为费用，按关联关系自动汇总到供应商、系统、需求、项目等维度，最终汇总成为预算的执行数据。当某个项目预算不足时，会自动触发提醒告知干系人，整个过程均由系统自动处理，无需人工处理和统计。
上述所有的数据，经过知微系统的自动计算、加工后，会汇总到预算-成本大屏上，包括本年度整体、不同项目、不同类型等的预算执行情况、往年预算对比等数据一目了然。
完善效能度量指标，建立效能数据基线
在完成上述模块的建设后，该行以知微作为效能度量数据管理底座，落地了一套基于现状的科技效能度量体系，并初步建立的效能数据基线。
知微的效能度量体系模块脱胎于Adapt规模化敏捷框架，经数年打磨，知微已建成了开箱即用的度量模块。
图2：Adapt “多快好赞”研发度量体系
我们从研发产能、研发效率、交付质量、业务满意度等角度，为该行明确了度量指标体系与指标口径，在知微上建立了供应商、团队、中心、部门等多个维度的效能数据驾驶舱进行度量指标展示，所有指标、图标均为自动实时统计、自动转化应用、可下钻追溯，同时，知微通过本身无代码配置能力，为该行提供了高度灵活可配置的指标和度量报表，避免指标僵化一成不变，帮助该行后续推进度量体系演进、以数据驱动科技质效提升打下了基础。
借由项目全流程、需求条目化、预算-成本、效能度量4个模块的落地，我们客户初步实现了打造软件研发工艺、提升管理精细化水平、推动科技交付过程和交付方法改进的目标，实现了年度计划、项目、需求、研发、资源、成本、效能管理的可见、可管、可控。
就像在该行，我们输入了在同业深耕多年总结的流程治理、体系建设经验，帮助该行优化了项目管理全流程、建立了统一的需求管理体系、设计了预算成本管理系统落地方法、提供了科技效能度量体系，并最终在知微上完成落地。作为一个数字化管理产品，知微做的从来都不只是简单的卖个工具，让知微数字化管理产品的价值发生，并持续落地见效，才是我们希望看到的。